Verifactu si haces tus facturas con Word o Excel

Cuándo le afecta Verifactu a un programa

Verifactu se aplica a los «sistemas informáticos de facturación». Según la Agencia Tributaria, un programa lo es cuando hace tres cosas a la vez con tus facturas:

1. Recoge sus datos, porque los escribes o porque se importan de otro sitio.
2. Los guarda, en lugar de descartarlos después de imprimir la factura.
3. Los usa para sacar otros resultados, como los libros registro de IVA o de IRPF, la contabilidad u otros datos para tus impuestos.

Si falta la tercera, no es un sistema de facturación. Esa es la diferencia entre Word y Excel.

Si facturas con Word

Word sirve para escribir. Rellenas cada factura a mano, la imprimes o la guardas en PDF y la envías. No hace cálculos, no lleva tus libros y no lleva tu contabilidad.

Por eso, en la práctica, Verifactu no te afecta: no tienes que cambiar de herramienta ni poner el código QR de Verifactu en tus facturas.

Un caso raro: si rellenas las facturas en Word a partir de un Excel donde llevas todas tus facturas (por ejemplo, con «combinar correspondencia»), lo que hay que mirar es ese Excel. Te lo explicamos en el apartado siguiente.

¿Me pueden multar? No por Verifactu. Sigues teniendo que cumplir las normas de siempre sobre qué debe llevar una factura.

Si facturas con Excel

Con Excel depende de para qué lo uses, porque una hoja de cálculo sí puede guardar tus facturas y hacer cálculos con ellas.

No te afecta si…

• Usas una plantilla para escribir cada factura y la imprimes o la guardas en PDF.
• Cada factura es un archivo aparte y no los usas para calcular nada más.
• Las fórmulas solo calculan los importes de esa factura: la base, el IVA y el total.

Sí puede afectarte si…

• Tu Excel tiene una pestaña con todas las facturas emitidas que usas como libro registro de IVA o de IRPF.
• Las fórmulas o macros suman las facturas del trimestre para preparar tus impuestos o tu contabilidad.
• Usas el mismo archivo para guardar el histórico y sacar el resumen que le pasas a tu gestor.

En ese caso, tu Excel tiene que cumplir lo que exige el reglamento: registros encadenados con su huella, código QR y conservación sin alteraciones. Una hoja de cálculo normal no lo hace, y pegar un QR a mano en la factura no la convierte en Verifactu. Además, Hacienda puede comprobar cómo usas de verdad tu hoja de cálculo.

¿Me pueden multar? Si tu Excel cuenta como programa de facturación y no cumple, cuando Verifactu sea obligatorio para ti podría suponer una multa de 50.000 € por cada año. Te lo contamos en Multas de Verifactu: qué te pueden sancionar.

¿Me conviene seguir con Word o Excel?

Puedes seguir, si los usas como hemos visto. Pero ten en cuenta dos cosas:

• El trabajo manual tiene su coste. Numerar a mano, copiar los datos de cada cliente y sumar el trimestre para tu gestor es donde se cuelan los errores.
• La factura electrónica también llegará. Cuando sea obligatoria entre empresas y autónomos, las facturas que les envíes tendrán que ir en un formato electrónico estructurado, y un PDF hecho con Word o con Excel no lo es. Lo explicamos en Verifactu y factura electrónica: no son lo mismo.