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¿Por dónde empezamos? Elige lo que necesites.

Cómo usar Celia, paso a paso.

Ejemplos reales de lo que le dices por WhatsApp y de lo que hace Celia: clientes, productos, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, Verifactu, tu gestor, tu equipo y tu suscripción.

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Lo primero es lo primero.

Cómo empezar con Celia

Crear tu cuenta, dejar listo Verifactu y saber a quién acudir si te atascas. No tienes que instalar nada: todo empieza con un mensaje.

Crear tu cuenta por WhatsApp

Por WhatsApp
Tú: Hola, quiero usar Celia para mis facturas
Celia: Hola. Te ayudo a crear tu cuenta ahora mismo. ¿Cómo se llama tu negocio?
  1. Escribe al número de Celia desde tu móvil.
  2. Te pide los datos de tu negocio y crea tu cuenta contigo como administrador.
  3. Activas la suscripción y ya puedes crear tus documentos.
antes de contratar, pregúntale todas tus dudas

Dejar listo Verifactu

Por WhatsApp
Tú: Quiero dejar listo lo de Verifactu
Celia:
FIRMA
Firmar la autorización
Enlace de un solo uso
Firma la autorización que me permite enviar tus facturas a Hacienda. Solo se hace una vez.
  1. Abre el enlace desde el móvil: solo funciona una vez.
  2. Si eres autónomo, firmas en la pantalla. Si es una empresa, subes el documento firmado con certificado y el DNI.
  3. El equipo de Celia lo revisa y, desde ahí, tus facturas se envían solas.
si te equivocas, puedes retirarla mientras está en revisión

Pedir ayuda a una persona

Por WhatsApp
Tú: Necesito hablar con alguien
Celia: Claro. Le paso tu consulta a nuestro equipo de soporte humano para que te atienda.
  1. Pide ayuda con tus palabras, en cualquier momento.
  2. Celia avisa al equipo de soporte humano con tu consulta.
Tus clientes, bien guardados.

Cómo dar de alta y modificar clientes

Da de alta a tus clientes una vez y úsalos en todos tus documentos. Celia comprueba el NIF y te avisa si un cliente ya existe.

Dar de alta un cliente

Por WhatsApp
Tú: Nuevo cliente: Talleres Ruiz S.L., NIF B•••••••4, calle Mayor 12, Valencia, email admin@talleresruiz.es
Celia: Guardado. El NIF es válido. ¿Lleva recargo de equivalencia?
SíNo
  1. Dile el nombre o la razón social, el NIF y la dirección. Añade su email si quieres enviarle documentos.
  2. Celia comprueba que el NIF es válido y que no lo tienes repetido.
  3. Te pregunta si lleva recargo de equivalencia y lo deja guardado.

Dar de alta un cliente extranjero

Por WhatsApp
Tú: Nuevo cliente: Studio Rossi, de Italia, con su número de IVA IT•••••••••
Celia: Guardado como cliente de Italia, identificado con su número de IVA.
  1. Indica su país y el documento con el que se identifica.
  2. Si la operación no lleva IVA español, en la factura eliges el motivo de la exención.

Cambiar los datos de un cliente

Por WhatsApp
Tú: Cambia el email de Talleres Ruiz a facturas@talleresruiz.es
Celia: Hecho. A partir de ahora le enviaré los documentos a facturas@talleresruiz.es.
  1. Dile qué cliente y qué dato quieres cambiar.
  2. Celia lo actualiza y lo usa en los documentos que hagas desde ahora.
también le puedes añadir notas internas que no salen en las facturas

Archivar o recuperar un cliente

Por WhatsApp
Tú: Archiva a Hostal La Llum, ya no trabajamos con ellos
Celia: Archivado. Sus documentos siguen guardados y puedes recuperarlo cuando quieras.
  1. Archivar lo quita de tu lista sin perder nada.
  2. Para recuperarlo, pídeselo a Celia o desarchívalo desde la web.
  3. Solo se puede borrar un cliente que no tenga documentos.
Tu catálogo, siempre a mano.

Cómo dar de alta y modificar productos

Guarda tus productos y servicios con su referencia, su precio y su IVA. Celia los usará cada vez que hagas un presupuesto o una factura.

Dar de alta un producto

Por WhatsApp
Tú:
0:06
«Añade el producto revisión de caldera, referencia REV-01, 120 euros más IVA»
Celia: Hecho: REV-01, Revisión de caldera, 120,00 € más IVA del 21 %.
  1. Dile el nombre, una referencia que no se repita y el precio.
  2. Indica su tipo de IVA: 21, 10, 4 o 0 %.
  3. Queda en tu catálogo, listo para tus documentos.

Guardar un precio con IVA incluido

Por WhatsApp
Tú: Añade Pintura de habitación, referencia PIN-02, 217,80 € con IVA incluido
Celia: Guardado: PIN-02 a 180,00 € más IVA del 21 %, que son 217,80 € con IVA.
  1. Dale el precio con o sin IVA, como lo tengas.
  2. Celia calcula la base y la guarda con cuatro decimales para que los totales cuadren.

Cambiar el precio de un producto

Por WhatsApp
Tú: Sube la revisión de caldera a 130 euros más IVA
Celia: Hecho. REV-01 pasa a costar 130,00 € más IVA.
  1. Dile el producto y su nuevo precio.
  2. Los documentos nuevos usan el precio nuevo; los que ya hiciste no cambian.
y si duplicas un presupuesto antiguo, se actualiza con el precio nuevo

Un producto sin IVA

Por WhatsApp
Tú: Añade Mantenimiento web para clientes de fuera de la UE, referencia EXT-04, 300 euros, sin IVA
Celia: Para guardarlo al 0 % necesito el motivo. ¿Es una operación exenta o no sujeta?
ExentaNo sujeta
  1. Si un producto va al 0 %, Celia te pide el motivo de la exención o de la no sujeción.
  2. Así tus facturas llevan la mención correcta.
si no lo tienes claro, pregúntaselo antes a tu gestor
Lo que más vas a usar.

Cómo hacer y enviar presupuestos

Desde pedirlo con un audio hasta enviarlo por email y saber si lo han aceptado.

Hacer un presupuesto con un audio

Por WhatsApp
Tú:
0:09
«Hazle un presupuesto a Reformas Marín con dos instalaciones de grifo y una revisión de caldera»
Celia:
PDF
P-2026-014.pdf
1 página
Aquí tienes el presupuesto. Total: 290,40 € con IVA.
  1. Dile el cliente y lo que quieres presupuestar.
  2. Celia busca el cliente y los productos en tu catálogo.
  3. Te enseña el PDF con tu logo antes de enviarlo.

Añadir un descuento

Por WhatsApp
Tú: Presupuesto para Talleres Ruiz: tres revisiones de caldera con un 10 % de descuento
Celia: Listo, P-2026-015. Total: 392,04 € con IVA.
  1. El descuento puede ser en porcentaje o en euros.
  2. Se aplica a la línea que le digas y se ve en el PDF.

Corregirlo antes de enviarlo

Por WhatsApp
Tú: Cambia las revisiones a dos y añade un desplazamiento
Celia: Hecho. Te enseño el presupuesto actualizado.
  1. Mientras es un borrador, cambia lo que quieras hablando con Celia.
  2. Cada cambio se ve al momento en el borrador del chat.

Enviarlo por email al cliente

Por WhatsApp
Tú: Mándaselo a Reformas Marín por email
Celia: ¿Se lo envío a admin@reformasmarin.es?
Sí, envíaloAhora no
  1. Celia lo envía al email que tienes guardado en la ficha del cliente.
  2. El presupuesto pasa a estar enviado.

Duplicar un presupuesto antiguo

Por WhatsApp
Tú: Duplica el presupuesto de Hostal La Llum con los precios de ahora
Celia:
PDF
P-2026-016.pdf
1 página
Hecho. Es una copia del P-2026-011 con los precios actualizados.
  1. Útil cuando un presupuesto ha caducado o te piden otro igual.
  2. La copia toma los precios actuales de tu catálogo.

Marcarlo como aceptado

Por WhatsApp
Tú: Reformas Marín ha aceptado el presupuesto
Celia: Perfecto, lo marco como aceptado. ¿Lo paso a factura?
SíMás tarde
  1. Un presupuesto puede estar en borrador, enviado, aceptado, rechazado o cancelado.
  2. Cuando lo aceptan, lo pasas a pedido, albarán o factura sin volver a escribir nada.
Para cuando sale el material.

Cómo hacer pedidos y albaranes

Convierte tus presupuestos en pedidos y albaranes sin volver a escribir nada, también cuando entregas por partes.

Pasar un presupuesto a pedido

Por WhatsApp
Tú: Pasa a pedido el presupuesto de Hostal La Llum
Celia:
PDF
PE-2026-010.pdf
1 página
Pedido creado a partir del presupuesto.
  1. Las líneas pasan tal cual: no escribes nada.
  2. Los dos documentos quedan enlazados.

Hacer el albarán de una entrega parcial

Por WhatsApp
Tú: Haz el albarán del pedido de Hostal La Llum, pero sin las mesas
Celia:
PDF
A-2026-022.pdf
1 página
Albarán listo con las 10 sillas. Cuando salgan las mesas, me pides otro.
  1. Quita las líneas que todavía no entregas.
  2. Puedes convertir el mismo pedido tantas veces como entregas hagas.

Añadir notas de trabajo

Por WhatsApp
Tú:
0:06
«Añade al albarán que se entregó en el almacén y que lo recibió Toni»
Celia: Hecho. La nota saldrá en el PDF del albarán.
  1. Las notas de trabajo salen impresas en el albarán.
  2. Te sirven como prueba de la entrega.
Y llega la hora de cobrar.

Cómo hacer, enviar y corregir facturas

Emitir, enviar, corregir o anular una factura, siempre con tu confirmación y con Verifactu resuelto.

Facturar un presupuesto o un albarán

Por WhatsApp
Tú: Factura el albarán A-2026-022
Celia: Te he preparado la factura a partir del albarán. ¿La emito?
EmitirRevisar
  1. Celia prepara la factura con las mismas líneas.
  2. Antes de emitirla, comprueba los datos fiscales y te pide confirmación.
  3. Al emitirla, queda registrada para Verifactu con su código QR.

Factura con retención de IRPF

Por WhatsApp
Tú:
0:08
«Factura a Estudio Nómada el diseño de la web, 1.200 euros más IVA, con retención del 15 %»
Celia: Lista la F-2026-034 con la retención del 15 %. Total a cobrar: 1.272,00 €. ¿La emito?
EmitirRevisar
En la factura
Base imponible1.200,00 €
IVA 21 %252,00 €
Retención de IRPF 15 %−180,00 €
Total a cobrar1.272,00 €
  1. Dile el cliente, lo que facturas y el porcentaje de retención.
  2. Celia calcula el IVA, la retención y el total, y te lo enseña antes de emitirla.
  3. En el PDF, la retención aparece descontada del total.
si eres profesional y facturas a empresas o autónomos, lo normal es aplicarla

Factura con recargo de equivalencia

Por WhatsApp
Tú: Factura a Ferretería Sol diez cajas de tornillos a 20 euros más IVA
Celia: Ferretería Sol lleva recargo de equivalencia, así que lo añado. Total: 252,40 €. ¿La emito?
EmitirRevisar
En la factura
Base imponible200,00 €
IVA 21 %42,00 €
Recargo de equivalencia 5,2 %10,40 €
Total252,40 €
  1. Marca en la ficha del cliente que lleva recargo de equivalencia.
  2. Celia lo añade solo en sus facturas, con el tipo que corresponde a cada IVA.
  3. En el PDF aparece desglosado junto al IVA.
se aplica a comercios minoristas que están en este régimen

Enviar una factura por email

Por WhatsApp
Tú: Mándale la factura F-2026-034 a Estudio Nómada
Celia: ¿Se la envío por email a Estudio Nómada?
Sí, envíalaAhora no
  1. Sale en PDF, con tu logo y su código QR.
  2. Llega al email guardado en la ficha del cliente.

Corregir una factura emitida

Por WhatsApp
Tú: Me equivoqué en la F-2026-031: el cliente es Reformas Marín S.L.
Celia: Para corregirla emitiré una rectificativa por sustitución. ¿Seguimos?
Sí, adelanteAhora no
  1. Una factura emitida no se borra: se corrige con una rectificativa.
  2. La nueva factura queda enlazada a la original y registrada para Verifactu.

Anular una factura

Por WhatsApp
Tú: Anula la factura F-2026-029, la hice por error
Celia: Voy a anular la F-2026-029 y quedará registrada la anulación. ¿La anulo?
AnularCancelar
  1. Celia siempre te pide confirmación antes de anular.
  2. Se genera su registro de anulación para Verifactu.

Comprobar que Hacienda la ha recibido

Por WhatsApp
Tú: ¿Ha llegado bien a Hacienda la última factura?
Celia: Sí. La F-2026-034 está aceptada por la AEAT.
  1. Cada factura muestra su estado ante la AEAT: pendiente, aceptada, aceptada con errores o rechazada.
  2. Si alguna da error, desde la factura puedes reenviarla o subsanarla.
Tu gestor te lo agradecerá.

Cómo pasarle los datos a tu gestor

Todo lo que necesita tu gestoría te llega al email en un momento, listo para reenviar.

Mandar el Excel del trimestre

Por WhatsApp
Tú:
0:04
«Mándame el Excel del trimestre para mi gestor»
Celia:
XLS
Facturación 3T 2026.xlsx
Enviado a tu email
Te lo he mandado a tu email.
  1. Te llega un Excel con todo ordenado en seis hojas.
  2. Solo tienes que reenviárselo a tu gestor.
  3. También lo puedes descargar desde la web.

Pasarle los registros de Verifactu

Por WhatsApp
Tú: Mi gestor me pide los registros de Verifactu
Celia: Te los envío a tu email en el formato de la AEAT.
  1. Los registros salen en el formato oficial de la AEAT.
  2. Te llegan al email, listos para reenviar.

Recuperar el PDF de cualquier documento

Por WhatsApp
Tú: Mándame el PDF de la última factura de Talleres Ruiz
Celia:
PDF
F-2026-033.pdf
1 página
Aquí la tienes.
  1. Pídele cualquier presupuesto, pedido, albarán o factura.
  2. Te llega el PDF al chat en un momento.
Que tus documentos sean tuyos.

Cómo configurar tu negocio

Tu logo, tus colores, tu numeración y las notas que quieres que salgan siempre en tus documentos.

Poner tu logo con una foto

Por WhatsApp
Tú:
Imagen: tu logo
Pon esta imagen como logo
Celia: Hecho. A partir de ahora tus PDF saldrán con este logo.
  1. Mándale una imagen de tu logo por el chat.
  2. Celia la usa en todos tus documentos.

Elegir los colores de tus documentos

Por WhatsApp
Tú: Quiero que mis facturas salgan en verde
Celia: Hecho. A partir de ahora tus PDF saldrán con la paleta verde.
O desde la web
Paleta de tus PDF
  1. Dile a Celia el color que quieres o elige una de las seis paletas.
  2. Si tienes un color de marca, puedes crear tu propia paleta.
  3. Todos tus PDF salen con esos colores.

Numeración, validez y notas fijas

En la web
Prefijo de presupuestosP-
Primer número1
Validez por defecto30 días
Notas fijasPago a 30 días
  1. Antes de tu primer documento, elige el prefijo y el número por el que empezar.
  2. Fija la validez por defecto de tus presupuestos.
  3. Guarda notas fijas, como tu forma de pago, para que salgan solas.
Si trabajas con más gente.

Cómo trabajar con tu equipo

Invita a quien trabaje contigo y decide quién es administrador. Cada persona escribe a Celia desde su propio móvil.

Invitar a alguien

Por WhatsApp
Tú: Invita a Lucía al equipo. Este es su email: lucia@tuempresa.es
Celia: Invitación enviada. Cuando Lucía me escriba desde su móvil, quedará activa.
  1. Dile el nombre, el email y si es administrador.
  2. Puede aceptar desde el enlace o escribiendo a Celia desde su móvil.
invita a quien quieras: no hay límite de usuarios

Hacer administrador a alguien

Por WhatsApp
Tú: Haz administrador a Jorge
Celia: Hecho: Jorge ya es administrador.
  1. Un administrador puede hacerlo todo, también gestionar el equipo.
  2. Siempre tiene que quedar al menos uno.

Desactivar a alguien

Por WhatsApp
Tú: Desactiva a Pedro, ya no trabaja con nosotros
Celia: Pedro está desactivado. Sus documentos siguen en tu cuenta.
  1. Deja de tener acceso a tu cuenta.
  2. Su trabajo se queda guardado contigo.
Y lo de pagar, claro.

Cómo gestionar tu suscripción

Cambiar la tarjeta, pagar un recibo pendiente, cancelar o volver, sin llamadas y cuando tú quieras.

Cambiar la tarjeta o pagar un recibo

En la web
TarjetaVisa •••• 4417
Próximo cobro6 nov 2026
EstadoActiva
Cambiar tarjeta
  1. Desde tu suscripción en la web cambias la tarjeta cuando quieras.
  2. Si falla un cobro, tienes tres días de margen y te avisamos por email.
  3. Desde ahí también pagas un recibo pendiente.
cada cobro tiene su factura y te llega por email

Cancelar o volver

Por WhatsApp
Tú: Quiero cancelar mi suscripción
Celia: Puedo cancelarla ahora. Tus datos seguirán disponibles para consultarlos. ¿La cancelo?
CancelarMejor no
  1. Cancelas cuando quieras, sin permanencia.
  2. Tu cuenta queda en modo consulta con todos tus datos.
  3. Si vuelves, reanudas la suscripción y sigues donde lo dejaste.

Ahora te toca: escríbele a Celia.

Pruébalo con tu próximo presupuesto y pregúntale lo que quieras antes de contratar.

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